Programa Contabilidad Excel: Impresionante Sistema Contable Excel Gratis - 2025
¿Listo para descarga el increíble Sistema Contable en Excel Básico?
Estas listo para descargar el Sistema Contable en excel basico para tu negocio o emprendimiento ?
Hola soy Roger Perez y en este articulo voy a compartir todo el material correspondiente al Sistema Contable Excel en su version basica, una herramienta portable y ligera que te permite gestionar contabilidad de manera sencilla en cualquier dispositivo.
También te compartiré un bono extra al final de este articulo (El sistema de Inventario Básico).
A continuacion el contenido de este articulo:
Vamos a compartirte de forma gratuita solo el Sistema Contable en Excel Básico, que ofrece contabilidad simplificada, es portable y ligero para un manejo fácil en tu día a día, conteniendo:
- Los formularios de comprobantes o pólizas.
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Balance de comprobación Global.
Comencemos con el contenido de este articulo, veamos:
¿Que es la Versión Básica del Sistema Contable en Excel?
El programa contabilidad Excel básico es la versión limitada del Sistema Contable Avanzado, una herramienta completa y flexible para manejar tus finanzas.
Dentro de este tienes activadas solo las funciones básicas del sistema contable flexible, más adelante te mencionaré cuáles son estas funciones.
Como funciona la Versión Básica del Sistema Contable en excel
En la versión básica del Sistema Contable en Excel, que incluye procesamiento por lotes para registrar múltiples transacciones en las pólizas, encontrarás que tenemos activas las siguientes funciones relacionadas con el registro contable:
- Acceso al Comprobante o póliza de Diario.
- Acceso al Comprobante o póliza de Ingresos.
- Tenemos activado el comprobante o póliza de Egresos.
- Tienes activo el formulario para grabar tus saldos iniciales.
- Acceso a la Hoja Diario (Libro Diario Simplificado).
- Acceso a la Hoja Mayor (Libro Mayor general por cuenta)
- Tienes acceso al Balance de comprobación global, que funciona como una hoja de trabajo.
- Tienes acceso al Balance de Resultados y General de forma limitada.
- Acceso al Plan de cuentas (Puedes modificarlo o personalizarlo).
- Acceso a la Hoja Seguimiento ( para el control de las cuentas de detalles o auxiliares).
- Ten en cuenta que ahora tienes la Pestaña de Contabilidad activa.
Puedes ver mas detalles de como funciona el Sistema contable en Excel básico, desde aquí, o bien pulsas clic en el boton:
Descarga el Programa Contabilidad Excel básico
¿Estas listo para descargar el programa Contabilidad Excel básico? A continuacion te dejo el enlace de descarga:
Pulsa clic en el enlace o bien en la imagen de excel para descargar la Plantilla de Contabilidad.
Después de la descarga, te recomiendo que guardes el archivo como una Copia de seguridad Excel para tener una versión protegida.
Bono extra: Descarga el Sistema de Inventario Básico
Si ya descargaste el Sistema Contable básico de Contabilidad en Excel, a continuacion voy a compartirte el Sistema de Facturación e inventario básico.
Te servirá para el registro de compras que te ayude a llevar el control de las adquisiciones, el registro de ventas para manejar los egresos de productos, y la existencia de cada artículo o producto de tu negocio:
Pulsa clic en el enlace para descargar la plantilla de control de inventario.
Antes de continuar con los detalles de como hacer funcionar el Sistema contable en excel basico y el Sistema de facturacion e Inventario.
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Excel te permite alcanzar la cima, controlando tu negocio de forma gratuita, es decir sin costo alguno, mediante una contabilidad simplificada que se adapta perfectamente a tus necesidades.
Esta contabilidad simplificada te permite ahorrar mucho dinero cuando estás en una etapa de inicio en tu negocio, ya que todo se maneja de manera local y confidencial en tu equipo.
Y evita que gastes grandes sumas de dinero en compras de software caro de contabilidad, que a menudo requiere almacenar tu información sensible online en la nube, exponiéndola a riesgos innecesarios.
De igual forma, con Excel mantienes todo local y confidencial, sin depender de servicios externos que podrían comprometer tus datos al dejarlos online en la nube.
En los artículos anteriores te detallo paso a paso como crear tu Sistema Contable. Pero en este artículo, te traigo tu Sistema Contable ya elaborado, y un pequeño detalle de cómo utilizarlo a continuación:
Como configurar y personalizar el Sistema Contable en Excel
El primer paso es abrir el sistema contable en Excel básico, ahora, si te aparece un mensaje de seguridad relacionado con las Macros en Excel, tienes que ver y aplicar el siguiente video:
El segundo paso a ejecutar en el sistema contable, es personalizar tu plan de cuentas.
¿Ya tienes tu plan de cuentas? dejame tu respuesta en la sección de comentario.
Bien, entonces veamos:
Como personalizar el Plan de cuentas del Sistema contable en Excel
Para comenzar nos vamos a la hoja plan de cuentas, para eso desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Plan contable:
También, para ir a la hoja Plan de cuentas, puedes utilizar la Pestaña Contabilidad.
Ahora que estamos en el Plan de cuentas, puedes notar que este esta estructurado por 5 niveles. Esta configuración del Plan Contable General es ideal para negocios bajo el Régimen General.
En las primeras 4 celdas puedes ubicar las códigos correspondientes a los grupos, subgrupos y cuentas de mayores.
En la celda numero 5, es decir, en la columna E, vamos a agregar los códigos correspondiente a las cuentas de detalles.
Puedes ver mas detalles pulsando clic en este enlace, o bien clic en el botón de abajo para ir a ver el video:
Como actualizar las cuentas contables en el Balance de comprobación global
El tercer paso a ejecutar, es la actualización de las cuentas contables dentro del Balance de comprobación.
Y para eso, vamos a seguir los siguientes pasos:
Para iniciar, nos ubicamos en la Hoja balance de comprobación, desde la hoja menu o des la pestaña contabilidad, pulsamos clic en el botón Balance de Comprobación.
En las celdas del encabezado código, puedes notar que estas celdas hacen referencia a la Hoja Plan de Cuentas.
De igual forma las celdas del encabezado CUENTAS hacen referencia a la Hoja Plan de cuentas.
También, puedes notar que en esta Hoja de trabajo, también tenemos una fila resaltada en amarillo.
Estas filas resaltadas separa a las cuentas reales y las cuentas nominales.
Puedes ver mas detalles pulsando clic en este enlace, o bien clic en el botón de abajo para ir a ver el video:
Pasos para agregar tu Balance Inicial o saldos iniciales
Para comenzar a grabar tus saldos iniciales mediante el registro contable, desde la hoja menu, pulsamos clic en el botón CREAR S.I e inmediatamente te llevara al formulario de Saldos iniciales en el programa Contabilidad Excel.
Por favor pulsa clic aquí para ver mas detalles, tambien puedes pulsar clic en el boton para ver los detalles de como agregar saldos iniciales en el sistema contable en excel basico:
Como crear una poliza de Diario
He preparado una sección especial para explicarte como crear una póliza de diario paso a paso en el Programa Contabilidad Excel, pulsa clic aquí para ver.
O bien pulsa en el boton ver mas detalles:
Como crear una poliza de Ingreso
He preparado una sección especial para explicarte como crear una póliza de ingreso paso a paso, pulsa clic aquí para ver.
O bien pulsa en el boton ver mas detalles:
Como crear una poliza de Egreso
He preparado una sección especial para explicarte como crear una póliza de egreso paso a paso, pulsa clic aquí para ver.
O bien pulsa en el botón ver mas detalles:
La Hoja Diario del Sistema contable en excel
La hoja Diario del Sistema contable en Excel contiene doce columnas en donde se guarda los datos que grabamos desde los formularios de pólizas o comprobantes. Este Libro diario es el núcleo del registro de transacciones.
Pero antes de trabajar con datos favor digitar el nombre del negocio en la celda C1 de la hoja menu. A continuación te explico cada uno de los encabezados:
Encabezado Fecha: Aquí se guardara la fecha en el que se genera la transacción o movimiento contable.
Los encabezados de la columna C a la F: Es aquí donde se guarda el numero de póliza o comprante según el tipo de póliza.
Códigos: En las celdas de esta columna se guarda los códigos contables.
Cuentas: En las celdas de esta columna se guarda el nombre de la cuenta contable.
DEBE: En las celdas de esta columna se guarda todos los valores o montos correspondiente al debito.
HABER: En las celdas de esta columna se guarda todos los valores o montos correspondiente al crédito.
DETALLES: En las celdas de esta columna se guarda los detalles o datos precisos que quieres hacer para la cuenta especifica.
CONCEPTO: En las celdas de esta columna se guarda el concepto general del movimiento contable.
La flecha IR A MENU: al pulsar clic en esta flecha te llevara a la hoja menu.
El botón NUEVO DIARIO sirve para borrar todo el contenido del Diario, por ejemplo en caso de que quieras empezar un nuevo periodo desde cero.
Entonces haces una copia de este archivo y luego utilizas este botón para que te borre todo el contenido, y al instante esté listo para el nuevo periodo.
La Hoja Mayor del Sistema contable en Excel
La hoja mayor del sistema contable en Excel tiene opciones especiales para mayorizar las cuentas en un enfoque de Contabilidad Analítica, las opciones son:
- Botón código .
- Botón presentar mayor.
Igual que la hoja Diario este cuenta con 11 encabezados a partir de la fila 9, donde se mostrara los datos históricos de la cuenta seleccionado.
Entonces veamos para que sirve cada botón en la hoja mayor:
- Botón código: al pulsar clic en este botón se presentara una ventana donde podrás buscar y seleccionar con un clic la cuenta que quieres mayorizar.
- Boton presentar mayor: una vez seleccionado la cuenta, al pulsar clic en este botón, te traerá todas las transacciones de la cuenta seleccionada.
- Botón IR A MENU: al pulsar clic sobre este boton te llevara a la hoja menu.
La Hoja Balance de Comprobación del Sistema contable en Excel
Esta hoja es muy importante porque es la base de la Contabilidad en Excel, a continuación explico el porqué:
La base de la operación contable es el catálogo de cuenta, pues sin ella no es posible contabilizar.
Por tal razón la hoja Balance de Comprobación contiene el catálogo de cuentas para poder acumular los valores o montos del debe y haber y asi poder generar los saldos de movimientos de cada cuenta.
Ya que aquí se resume el movimiento de cada una de las cuentas guardadas en la Hoja Diario, pudiendo así fácilmente generar los Estados Financieros.
La hoja Balance General y Balance de Resultado del Sistema Contable en Excel
Dentro del Sistema Contable en Excel, también encontraras el Balance General generado automáticamente y el Estado de Resultado generado automáticamente, que forman parte de los Estados financieros esenciales.
Pero debes de tener en cuenta, que en la versión básica del sistema contable en Excel, hay varias opciones que no funcionan al 100%, a continuacion los detalles:
- El Balance general: solo te permite actualizar las cuentas contables con un clic, pero no actualiza los valores (Función disponible en la versión avanzada).
- El Estado de Resultado: solo te permite actualizar las cuentas contables con un clic, pero no actualiza los valores (Función disponible en la versión avanzada), limitando la generación completa de Estados financieros.
- El Balance de 8 columnas: solo esta disponible en la versión avanzada del sistema contable en Excel.
- El Balance de comprobación mensual: Disponible solo en la versión avanzada del Sistema contable en Excel.
- Flujo de caja: Disponible solo en la versión avanzada del sistema contable en Excel.
Ahora veamos, la configuración del Sistema de inventario, para que puedas llevar el control de tus compras y ventas.
Como configurar y personalizar el Sistema de Inventario en Excel
A continuacion voy a presentarte el Sistema de Facturación e Inventarios.
Es importante conocer la plantilla, estos son los detalles:
- Tiene tres secciones: Facturación, reportes y configuraciones.
- Incluye 2 Formularios, para entrada (compras), para salidas (Ventas).
- Hoja para agregar tus Clientes y proveedores.
- También incluimos una Hoja exclusiva para Productos.
- Y una muy especial de Resumen de Entrada y Salidas de Cada Producto o Articulo.
- Un apartado muy especial de reportes para que puedas imprimir.
Ahora si comencemos con la personalización y configuración del sistema:
Como agregar tu lista de productos
Para poder agregar tu lista de productos, desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Hoja productos.
Dentro de este puedes notar que ya tenemos productos predeterminado que viene con el sistema.
Tu puedes borrar toda esta lista, seleccionando de la A2 hasta la D6.
En seguida puedes agregar tu propio catalogo de productos.
Para ver el video explicativo de este paso, pulsa clic aquí o bien en el botón:
Como configurar la hoja Resumen
Para poder configurar la hoja Resumen, desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Hoja Resumen.
Dentro de este vamos a agregar los códigos y nombres de los productos o artículos.
Para eso vamos a copiar y pegar, puedes ver el video explicativo pulsando clic aquí o bien en el botón:
Como agregar la lista de clientes y Proveedores
Para poder agregar tu lista de clientes y proveedores, desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Hoja Clientes. Esta hoja funciona como una base de datos clientes y proveedores práctica y organizada, donde puedes gestionar toda la información relevante.
Dentro de este puedes notar que ya tenemos 2 clientes predeterminados, pero tu puedes sustituirlo fácilmente.
Si tu tienes una lista de clientes y proveedores, tan solo copias la lista y pegas desde la celda A2, actualizando así tu base de datos clientes y proveedores de manera sencilla.
Para ver el video explicativo de como agregar clientes y proveedores mira el video pulsando clic aquí o bien en el botón:
Como configurar la hoja Base
Para configurar la hoja base, desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Hoja Base.
Para ver la configuración correcta mira el video explicativo pulsando clic aquí o bien en el botón:
Como grabar Facturas de compra
Para empezar a grabar o agregar una factura de compra, desde la hoja menú pulsamos clic en el botón Compra. Este proceso te permite realizar un registro de compras eficiente, ideal para mantener un control preciso de tus entradas de inventario.
Adicionalmente, el sistema soporta el registro de compras en formato fiscal similar al CFDI en México, facilitando la compatibilidad con requisitos locales de facturación electrónica.
Para ver el proceso de como grabar una factura de compra en video pulsa clic aquí o bien en el botón:
Como grabar Facturas de venta
Para empezar a grabar o generar una factura de venta, desde la hoja menu pulsamos clic en el botón Venta. Con este formulario, puedes llevar un registro de ventas detallado, registrando cada salida de productos de forma rápida y organizada.
Este registro de ventas te ayuda a rastrear el movimiento de tu inventario y generar documentos listos para uso.
Para ver el proceso de como grabar una factura de venta en video pulsa clic aquí o bien en el botón:
Pasos para imprimir reportes de Inventario
Para empezar puedes notar en la hoja menu, que tenemos una sección de reportes:
Lista de clientes: al pulsar clic en este botón, te permitirá imprimir la lista de tus clientes.
Lista de Proveedores: al pulsar clic en este botón, te permitirá imprimir la lista de tus Proveedores.
La Lista de Productos: al pulsar clic en este botón, te permitirá imprimir la lista de productos o artículos.
Resumen de Inventario: al pulsar clic en este botón, te mostrara un resumen de entrada y salida de tus productos o artículos.
Para ver el video de como imprimir reportes pulsa clic aquí o bien en el botón:
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema contable en Excel?
Un sistema contable en Excel es el arte de ordenar las hojas electrónicas, siguiendo las pautas de un ciclo contable para clasificar y distribuir correctamente los movimientos económicos y financieros de un negocio o empresa mediante procesamiento por lotes. Este enfoque de procesamiento por lotes asegura una contabilidad en Excel eficiente y organizada.
Desde este punto, podemos decir, que un sistema contable en Excel consta de:
- Formularios de Pólizas o comprobantes.
- Hoja Libro Diario.
- Hoja Libro Mayor.
- Hoja Balance de comprobación Global, Mensual y de 8 columnas.
- Estados Financieros.
- Control de terceros (Cuentas por cobrar y pagar), junto con contabilidad analítica.
- Análisis de costos y beneficios como componente avanzado para una contabilidad en Excel mas profunda.
¿Cómo hacer un formato de contabilidad en Excel?
Para hacer un formato de contabilidad en Excel, primeramente vamos a insertar dos hojas mas y renombrarlos.
Puedes ver el tema completo en el siguiente enlace:
¿Cuáles son las mejores funciones de Excel para contabilidad?
A continuacion voy a compartir las mejores funciones de Excel para contabilidad, que pueden complementarse con herramientas inteligentes IA en el futuro para mayor automatización, o incluso migrar a Google Sheets como alternativa colaborativa:
¿Es posible llevar contabilidad en excel gratis?
Totalmente, tu puedes llevar la contabilidad contabilidad en el archivo que te compartimos al inicio de este articulo.
¿Cuales son los pasos para crear un programa de contabilidad gratis excel?
En aplica Excel Contable te ofrecemos los primeros 10 videos de forma gratuita, para que puedas diseñar, formular y programar tu programa contabilidad Excel.
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También, te recomendamos el siguiente enlace para que puedas Descargar tu Sistema Contable en Excel avanzado.
Saludos,
Roger Perez - Aplica Excel Contable
Hola Francisco!
Puedes adaptar o agregar tu propio plan de cuentas, en cuanto al precio, puedes ver todos los detalles en el siguiente enlace: https://aplicaexcelcontable.com/blog/sistema-contable-avanzado-en-excel#PRECIOS
Saludos,
Roger Perez
Buenos días, soy de REPUBLICA DOMINICANA y me gustaría saber si la adaptarían a las legislaciones de mi país. Y TAMBIEN SI ES UN UNICO PAGO
Hola Raul!
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Saludos,
Roger Perez
Buenos días, soy de Panamá y me gustaría saber el precio actual del programa y si la adaptarían a las legislaciones de mi país.
Hola Leonardo!
El Sistema Contable Avanzado tiene todas las funciones activado y esta acompañado por el Sistema de Control de Stock Avanzado, puedes ver los detalles en el siguiente enlace: https://aplicaexcelcontable.com/blog/sistema-contable-avanzado-en-excel
Saludos,
Roger Perez
Buenos días. He revisado el sistema contable en excel, es basico yes muy bueno. La pregunta es puedo acceder a un sistema donde se activen todas las opciones o botones para usar de la manera efectiva el sistema contable. Es para un emprendimiento de la familia. Como consigo, tiene algún costo. Quisiera saber.
Hola Yunior!
Tenemos clientes de Republica Dominica que utiliza el sistema, actualmente contamos con un entrenamiento especial, donde te damos acceso a la descarga de 4 Sistemas y el entranamiento de cada uno, puedes ver algunos de los videos, en el siguiente enlace: https://aplicaexcelcontable.com/cys/sesiones-gratis-entrenamiento-sa/
Saludos,
Roger Perez
Hola, David: ¿Pudo utilizar el sistema para versión del plan contable República Dominicana?