Como diseñar una Base de Datos en Excel

Un buen diseño de base de datos tiene un alto nivel de importancia, ya que de este depende que nuestros datos estén correctamente actualizados y siempre sean exactos.

Si logras diseñar una buen base de datos en Excel, obtendremos reportes efectivos y eficientes.

Hoy voy a compartir contigo algunas recomendaciones que debes seguir en el momento de diseñar y modelar una base de datos en Excel.

En cualquier Base de Datos, todas las informaciones están almacenadas en tablas, estas tablas están formadas por columnas y por filas.

Una base de datos simple solo consta de una tabla, pero un su mayoría las bases de datos constan de varias tablas.

Las filas de una tabla, reciben el nombre de registros y las columnas reciben el nombre de campos.

Al Diseñar una Base de Datos, debemos determinar las Tablas y los Campos a Utilizar, para darle forma a nuestra base de Datos.

Es vital tomarnos el tiempo necesario para Identificar, organizar y relacionar la Información. Esto evitara problemas futuros.

Para diseñar una base de datos es necesario conocer la problemática y todo el contexto sobre la información que se almacenara en la Base de Datos.

También debemos determinar la finalidad de la Base de Datos. A continuación voy a compartir contigo 5 Pasos de como modelar y crear un buen diseño de Base de Datos en Excel:

De acuerdo a las Necesidades y la Finalidad de la Base de Datos, debemos identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades.

Por ejemplo: Clientes, Proveedores, Bancos, Productos, Empleados, Departamentos, etc.

Para cada uno de los objetos (Entidades) identificadas crearemos una tabla, tal a como se muestra en la imagen, en Excel, se le asigna una Hoja a cada entidad.

Por ejemplo: Si en otra base de datos, tenemos Libros, Autores y Editores, entonces crearemos Tres Tablas, en este caso lo ubicaremos en tres Hojas Excel.

Cada Entidad representada en una Tabla (Hoja Excel), posee sus propias características que lo describen y lo hacen diferentes a las demás entidades.

Estas característica de cada entidad tendrá los campos adecuados que describan la entidad.

Por ejemplo: Una entidad cliente, tendrá los campos básicos: Nombre del Clientes, ID del Cliente, ID Contable, Dirección, Teléfono, etc.

Una llave Primario es un Identificador único para cada registro (Fila) de una tabla.

Por ejemplo: En la entidad clientes la llave primaria bien puede ser el ID Contable, ya que cada ID es único para cada cliente.

Ahora bien, te comento más ejemplo, si tenemos una tabla de Libros, la llave primaria, bien podría ser el ISBN el cual es único para cada Libro.

Debemos de examinar las tablas creadas y revisar si existe alguna relación entre ellos.

Cuando encontramos que existe alguna relación entre dos tablas, debemos de identificar el campo de relación.

Por ejemplo: Una tabla de productos y costo comercial existe una relación entre estas dos tablas.

Porque el campo costo y precio de la tabla producto depende del resultado obtenido en el campo costo y Precio de la tabla costo comercial.

Al llegar al último paso del diseño, lo que sigue es verificar que no existan datos repetidos. El tener una información repetida, puede causar problemas, de consistencia en los datos, además, ocupa más espacio de almacenamiento.

El diseño de bases de datos es un tema muy extenso y es difícil abarcar todos sus aspectos en un solo artículo. Sin embargo, al seguir estos 5 pasos básicas del diseño de bases de datos estaremos dando un paso hacia adelante.

En las buenas prácticas de creación y gestión de bases de datos en Excel. Te invito a que me dejes un comentario al final de esta página.

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Te saluda,

Roger Perez – Aplica Excel Contable