Como Crear Tu Sistema de Facturación en Excel – 2

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Como Crear Tu Sistema de Facturación en Excel - 2



Validando Datos en la Hoja Excel Factura


Dentro de esta Hoja Excel, es necesario llevar a cabo dos validaciones, para facilitar el acceso a los Códigos de Productos y a la lista de Clientes.

Comenzamos Validando las Celdas Correspondiente al encabezado “COD.PROD”:

  1. Seleccionamos de la B10:B17 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo Herramientas de Datos y seleccionamos el comando Validación de Datos.
  2. Se presenta una ventana, en el Cuadro de Lista, lo Desplegamos  y seleccionamos Lista.
  3. El cuadro de texto, donde dice origen vamos a escribir la siguiente formula =PRODUCTOS!$A$2:$A$12 y pulsamos aceptar.

Te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

 Validando la Columna Codigos en la Hoja Excel Factura

 

Muy bien, ahora puedes observar un icono al lado de cada celda validada, al pulsar clic sobre este icono se despliega la Lista de Código de cada Producto.

Ahora continuamos validando, vamos a validar la Celda C6, comencemos:

  1. Seleccionamos la Celda C6 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo Herramientas de Datos y seleccionamos el comando validación de Datos.
  2. Se presenta una ventana, dentro de este en el Primer cuadro de lista, lo desplegamos y escogemos lista.
  3. En el Cuadro de texto donde dice origen escribimos la formula =CLIENTES!$A$2:$A$20 y pulsamos aceptar.

Ahora puedes comprobar que se muestra la lista de clientes en la Celda.


Formulas Excel para Aumentar el Número de Factura


Necesitamos que cada vez que terminemos de Facturar a un  cliente, automáticamente el número de factura cambie para generar una nueva factura.

Para eso nos ubicamos en la Celda G4  y escribimos la siguiente Formula Excel:

=MAX (BASE! B2:B150)+1

Listo con esto el Numero de Factura aumentara automáticamente cada vez que digitemos una factura nueva y lo Guardemos.


Formulas Excel para la Celda C7 (Dirección)


Cada vez que seleccionamos un cliente, es tedioso buscar y escribir todas las veces la Dirección de los clientes, es por eso que vamos a escribir una Formula en la C7 para que al seleccionar el Cliente, automáticamente nos devuelva la Dirección del Cliente. Escribe la siguiente formula en la Celda C7:

=SI (C6<>""; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0) ;"")

Listo con esta fórmula, ahora tan solo al seleccionar el cliente, te devolverá la Dirección del Cliente, haz la prueba ahora.

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Creando el Botón imprimir y Guardar Datos desde la Hoja Excel Factura


Para Crear el Botón Imprimir y Guardar, vamos a ubicarnos en la Pestaña Programador si tienes Excel 2010 o bien Desarrollador si tienes el Excel 2013, en mi caso tengo el Excel 2013 y me ubico en la Pestaña Desarrollador, Grupo Controles y despliego el Comando Insertar, para seleccionar el Control ActiveX Botón de Comando.

Una vez seleccionado lo dibujamos desde la Celda G8:H9, tal como se muestra en la imagen:

Insertando Boton ActiveX

Muy bien, ahora vamos a nombrar el Botón, cambiaremos el nombre CommandButton1 por Imprimir y Guardar. Para eso sigamos los siguientes pasos:

  1. Pulsamos clic derecho sobre le botón y seleccionamos Propiedades.
  2. Se presenta una ventana, dentro de este, nos ubicamos en Caption y sustituimos CommandButton1 por Imprimir y Guardar, Cerramos la ventana y listo ya hemos cambiado el nombre del botón. Te invento a ver la imagen:


Copiando Macros en  VBA para la automatización de la Plantilla


A continuación te voy a dar los códigos para llamar a imprimir el formulario y el código para borrar el Formulario una vez guardado:

Sub limpieza()

ActiveSheet.Range("C6,F4").Value = ""

ActiveSheet.Range("A10:B17").Value = ""

End Sub

Sub Imprimir()

' imprimir Macro

    On Error Resume Next

Sheets("FACTURA").Activate

    ActiveSheet.PrintPreview

End Sub

Este código lo vamos a copiar dentro de un Módulo en Visual Basic para Aplicaciones. Para insertar un Modulo sigue los siguientes pasos:

  1. Ve a la Pestaña Insertar y haz clic sobre el comando Modulo, y veras que en la Venta Proyecto se ha insertado una Carpeta denominado Módulos, lo despliegas y veras El Modulo1, haz doble clic sobre el modulo 1 y en la parte derecha se abre el espacio donde copiaremos los códigos, lo copiamos y listo.


Programando el Botón Imprimir y Guardar de la Hoja Excel Factura


Para  programar el botón Imprimir y Guardar nos ubicamos en la Hoja Excel factura y pulsamos clic derecho sobre el botón y seleccionamos la opción Ver Código.

Se abre Visual Basic para Aplicaciones y nos ubicamos en medio de los Códigos de Programación:

Private Sub CommandButton1_Click()

End Sub

Y copiamos los Siguientes Codigos:

Call Imprimir

'rutina que graba la factura en hoja base

'se busca la primer fila libre en hoja Fact

filalibre = Sheets("Base").Range("A1048576").End(xlUp).Row + 1

'se pasarán los datos desde la 1er fila de items

ActiveSheet.Range("A10").Select

fila = 10

While ActiveCell.Value <> ""

'copiamos datos fijos ajustando nro col

Sheets("Base").Cells(filalibre, 2) = ActiveSheet.Range("F4")  'NRO FACT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 1) = ActiveSheet.Range("B4")  'FECHA

Sheets("Base").Cells(filalibre, 3) = ActiveSheet.Range("C6")  'CLIENTE

'otros datos del encabezado

 

'copiamos lista de items

Sheets("Base").Cells(filalibre, 4) = ActiveCell.Offset(0, 0) 'CANT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 5) = ActiveCell.Offset(0, 1) 'COD PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 6) = ActiveCell.Offset(0, 2) 'PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 7) = ActiveCell.Offset(0, 3) 'DESCRIPC

Sheets("Base").Cells(filalibre, 8) = ActiveCell.Offset(0, 4) 'PRECIO UNIT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 9) = ActiveCell.Offset(0, 5) 'PRECIO TOT

 

'incremento la variable fila para repetir el bucle

filalibre = filalibre + 1

 

'repito el bucle para los items siguientes

ActiveCell.Offset(1, 0).Select

Wend

'una vez concluída la copia debiera limpiarse el form de datos

'para el ingreso de nueva factura

 

Call limpieza

 

A continuación te dejo una imagen, para que veas como debe quedar programado el Botón Imprimir y Guardar:

Codigos de Programacion del Boton Imprimir y Guardar

Muy bien, ya tenemos lista la plantilla, cerramos VBA y  ahora a Probar su funcionamiento:


Probando Tu Sistema de facturación Excel


Para probar la Plantilla vamos a digitar dos Facturas y a continuación te dejo los detalles:

  1. Venta de 2 quintales de Arroz y 3 quintales de Azúcar a Nombre de Paula Hodgson.
  2. Venta de 4 quintales de Harina, 3 de Arroz y 5 de Frijoles a Nombre de Roger Perez.

Vamos a Digitar las Facturas:

Digitando o  Creando la Factura 1

  1. Digitamos el Numero de factura en la Celda F4, en este caso el número 1.
  2. Digitamos el Nombre del cliente, en este caso lo escogemos de la Lista Desplegable “ Paula Hodgson Perez”
  3. La Dirección automáticamente ya aparece, entonces continuamos:
  4. Ahora digitamos los detalles, te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

Factura 11

5. Ahora que ya está lista la Factura, solo pulsamos clic sobre el Botón Imprimir y Guardar, se presenta la Vista preliminar lo imprimes y listo ya se guardó la Factura y tenemos una nueva Factura para facturar a un Nuevo cliente.

Puedes observar la Hoja Base, ya contiene los Datos que teníamos en la Factura 1. Ahora continuamos con la Factura 2.

Digitando o Creando la Factura 2

Vamos a repetir los mismos pasos realizado para generar la Factura 1, una vez completado solo pulsamos clic en Imprimir y Guardar y listo.

Puedes ver que todo lo facturado está en la Hoja Base de Datos con sus respectivos Números de Factura y Fecha.

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Presentación del Sistema de Gestión – Facturación e Inventario


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Te invito a que me dejes tu comentario al final de esta pagina.

 

Te Saluda,

 

Roger Perez - Aplica Excel Contable

  • Roger Perez dice:

    Hola William!

    Puedes escribirnos a rogerperezb@gmail.com para que podamos revisar tu caso, envianos el archivo.

    Saludos,

    Roger Perez – Aplica Excel Contable

  • William dice:

    Hola, gracias por el aporte, por que me arroja el error #N/A,? si en la celda 8 me arrroja la descripcion del producto y en la 9 este error? y el producto existe, Gracias

  • Martin Prado dice:

    Gran aporte para los que nos iniciamos, mil felicitaciones !!. Grande maestro…

  • JUAN E CHAPARRO GALVIS dice:

    Amigo admiro su capacidad de enseñar, contundente y preciso…ganar espacios productivos en los corazones humanos, es tanto como ganar espacios en las alturas, millones de gracias…!!!

  • CHIVI dice:

    BUENOS DIAS ROGER

    ESTOY USANDO UNA VERSION EXCEL 2016 , EL PROBLEMA ME LO ESTA DANDO EN EL BOTON DE IMPRIMIR Y GUARDAR
    NO SE SI ESTOY LIANDOME A LA HORA DE ACTIVAR EL BOTON O DE CREAR LA MACRO.
    TAMPOCO ME DEJA GUARDAR EN LA HOJA BASE
    SIME PUEDES AYUDAR .

    TE HE ENVIADO UN CORREO CON MI ARCHIVO A VER SI ME LO PUEDES MIRAR.

    DARTE LAS GRACIAS POR TUS VIDEOS SON MUY BUENOS

    CHIVI TEJERA

  • Roger Perez dice:

    Hola Angel!

    Que version de Excel utilizas?

  • Angel Blanco dice:

    hola…..tengo un problema al tratar de validar no me permite ir a la hoja “Productos” y si copio y pego la formula me da un mensaje de error

  • Inés Velásquez dice:

    hola…recien ahora requiero realizar un sistema de facturacion, presupuesto y nomina de pago para proveedores y clientes…estos videos me han refrescado muchisimo..voy a ponerme a diseñar mi sistema….quisiera saber si puedo consultarle algun detalle o duda que se presente en el transcurso de realizar el sistema??? si pudiera contactarlo via correo personal ….velasquez_girl@hotmail.com

  • Roger Perez dice:

    Hola Romina!

    Ya Active tu Acceso, te hemos enviado tus datos de acceso (Usuario y Contraseña).

    Saludos,

    Roger Perez – Aplica Excel Contable

  • Romina Benítez S. dice:

    Hola! Ya pague el curso y no puedo acceder! Eso es normal?

  • Cesar dice:

    Buenas tardes Sr. Perez,

    Muchisimas gracías por otorgarme una gran orientación para la implementación de facturación.

    Felicidades!, execlente.

  • Roger Perez dice:

    Hola Yajaira!

    Para crear los codigos personalizados, debes de tener conocimiento de como Programar en VBA.

    Saludos,

    Roger Perez – Aplica Excel Contable

  • YAJAIRA dice:

    HOLA
    REALICE UNA FACTURA DIFERENTE CON LOGOTIPO DE LA EMPRESA Y LAS CASILLAS SON DIFERENTES NO SE COMO REALIZAR LOS CODIGOS EN EL PROGRAMADOR

  • Roger Perez dice:

    Hola Yajaira!

    Lo que tienes que hacer es, seleccionar el boton con un clic derecho, Formato de Control, se abre una ventana, dentro de este te ubicas en propiedades y desmarcas Imprimir objeto, pulsas clic en aceptar y listo.

    Cualquier duda o pregunta, tan solo escribenos.

    Saludos,

    Roger Perez – Aplica Excel Contable

  • Roger Perez dice:

    Hola Ricardo!

    Para Proformas, te recomiendo crear otro formulario y una Hoja Base para Guardar los datos del formulario de Proforma.

    Saludos,

    Roger Perez – Aplica Excel Contable

  • YAJAIRA dice:

    HOLA
    MUCHAS GRACIAS ME AYUDO MUCHO EXCELENTE TRABAJO MEJOR QUE UN CURSO PRESCENCIAL
    PERO TENGO UNA DUDA
    LO QUE PASA ES QUE AL IMPRIMIR UNA HOJA DE FACTURA ME SALE TAMBIEN LA IMPRESION DEL MACRO VBA IMPRIMIR Y GUARDAR
    Y ES OTRA HOJA DE IMPRESION

  • RICARDO dice:

    Estimado Roger Perez

    quiero agregar un botón que solo sea para imprimir proforma en la misma hoja de factura y grabe en otra hoja de datos.

    me puede ayudar con eso?

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