Estas listo para conocer las 3 caracteristicas especiales de la plantilla Control de Caja en excel ?

Hola te Saluda Roger Perez y en este video te voy a compartir los siguientes tópicos:

• Recorriendo y conociendo la Plantilla Control de Caja.
• Configuración de la Plantilla Control de Caja.
• Como iniciar a grabar datos de Ingresos y egresos de caja.
• Como generar Reportes de Caja.

Bien, antes de iniciar a presentarte la Plantilla quiero mencionar, que esta plantilla fue creado para un despacho de abogados de España.

Apartir de este mes, todos los clientes que han comprado el Sistema Integrado, tienen derecho a solicitar la creación de una plantilla personalizada.

Tal como la plantilla que vamos a ver a continuación.

Comencemos:

Dentro de la plantilla control de caja, tenemos una hoja de bienvenida llamado menu, dentro de este puedes escribir el nombre de tu negocio en la celda c1.

La celda c1 esta protegido, lo que debemos de hacer es desprotegerlo y escribir el nombre de tu negocio.

No olvides volver a proteger la hoja.
Puedes notar que tenemos 3 secciones, Formulario de entrada, Reportes y Base de Información.

En la sección de formularios de entrada tenemos los formularios que utilizaremos para grabar la información de movimientos de:

• Entradas de efectivo.
• Pagos con tarjeta
• Pagos con remesas (clientes que pagan por cuotas).
• Ingresos de pagos por medio de transferencias bancarias.
• También tenemos el formulario para grabar los egresos de efectivo de caja.
• y un último formulario, el cual sirve para grabar el saldo pendiente a cobrar al cliente por el servicio brindado.

Dentro de reportes tenemos: Libro de Caja, Reporte de pagos recibido con tarjeta, reporte de pagos recibido de Remesas, reporte de pagos recibido con transferencia.

Y un último reporte que es el detalle de facturación de cada profesional.

En la sección de Base de información, tenemos el acceso a la Hoja BASE, Lista de profesionales, lista de clientes, Hoja Banco y parámetros.

Para mejorar la usabilidad de la plantilla, este cuenta con una nueva pestaña, llamado CCAJA ( control de caja).

Este trae cinco secciones, INICIO, Formularios, Base de informacion, Reportes de caja y configuraciones.

Si tu quieres mostrar la barra de hojas, tan solo pulsas clic en Muestra Hoja, desde la pestaña CCAJA, seccion configuraciones.

Y podrás ver todas las hojas y si pulsas clic en ocultar, este se ocultara.

Por último,veamos la hoja parámetros, tenemos la lista de meses y trimestres, las formas de pago, el estado del servicio y estado de los movimientos bancarios.

De forma general, ya conoces la plantilla, ahora vemos la:

Para iniciar a trabajar con la plantilla control de caja, lo primero que debes de hacer es ir a la hoja Base.

Dentro de este solo vamos a dejar la primera fila activo, las demas fila vamos a quitarlo, por que vamos a iniciar desde cero.

Para eso, seleccionamos de la fila 3 hasta donde llega la tabla, en este caso hasta la fila 9, pulsamos clic derecho, eliminar, filas de tabla.

Listo, ahora nos vamos a la hoja de profesionales, dentro de este puedes modificar y agregar el apellido de los profesionales.

También puedes agregar nuevos profesionales.

Bien, ahora nos vamos a la hoja clientes, dentro de esta hoja, puedes agregar tu lista de clientes existentes en tu base de informacion.

Y tambien puedes agregar todos los nuevos clientes que se logre captar durante el transcurso del tiempo.

Vamos a agregar un nuevo cliente, para eso sigamos los siguientes pasos:

En código escribes el número que le sigue, en este caso uno triple cero dos. 

Enseguida el nombre del cliente, en la F3 escribimos la dirección.

Seguidamente escribimos el número del documento de identificación del cliente.

Y ahora veamos la configuracion de la hoja BANCO, si tienes cuentas bancarias, puedes escribir los datos correspondientes en esta hoja.

Tansolo debes de escribir el número de cuenta, nombre de la entidad bancaria.

Con estos pasos ya tenemos configurado la plantilla.

Ahora vamos a ver:

Para iniciar con la plantilla control de caja, el primer paso es agregar el saldo inicial en efectivo en caja, para eso abrimos el formulario ingresos en efectivo.

Dentro de este escribimos la fecha de inicio, en este caso el 01-01-2023, escribimos el numero de documento, escribimos 1.

La casilla de cliente lo dejamos vacio y en cobros escribimos el saldo de caja, en este caso 7000 euros.

A continuación, dejamos vacio la casilla profesional y en concepto escribimos SALDO INICIAL DE CAJA AÑO 2023.

En observación escribimos inicio de operaciones, pulsamos clic en guardar y en seguida en nuevo.

Para grabar un ingreso que recibiste en efectivo, vamos a utilizar este mismo formulario.

Dentro de este, escribimos la fecha, el número del documento.

En seguida seleccionamos el cliente, el valor cobrado, seleccionamos el profesional a quien va asignado la factura.

A continuacion escribimos el concepto y las observaciones del ingreso recibido.

Tener en cuenta, que si el cliente no existe, lo primero que debes de hacer es ir a la hoja clientes y agregar el codigo y el nombre del cliente.

Debes de hacer este paso, para que automáticamente ya aparezca en la lista desplegable.

Bien, una vez que hemos rellenado el formulario, tan solo pulsamos clic en guardar y esta información se guardará en la hoja base, aceptamos y listo.

El formulario tiene una validación para evitar el duplicado, si tu pulsas clic en guardar nuevamente, puedes notar que se presenta un mensaje indicando que ya existe:

Si pulsas clic en aceptar, simplemente reemplazara la fila donde se guardo estos datos y si pulsas en cancelar, no se ejecutará ninguna acción.

Para digitar otro ingreso en efectivo, tan solo pulsa clic en Nuevo.

Ahora veamos dentro de la plantilla control de caja, el formulario para grabar los pagos recibido con tarjeta, pulsamos clic en el botón ingresos pagados con tarjeta desde la hoja menu o bien desde la pestaña CCAJA.

Dentro de este escribimos la fecha, el número del documento, el importe del pago recibido.

A continuación, seleccionamos el cliente, el profesional a quien va asignado la facturación.

Puedes observar que al seleccionar el cliente, el numero DNI aparece automáticamente, escribimos la dirección del cliente y el concepto.

Pulsamos clic en guardar y aceptamos.

Tener en cuenta que todos los formularios tienen la validación incluida, si nuevamente pulsamos clic en guardar, te confirmara que estos datos ya existe, deseas reemplazarlo?

Anteriormente ya explique que pasara si aceptas y en este caso voy a cancelar para que no ejecute ninguna acción.

Pulsamos clic en nuevo, para grabar un nuevo ingreso pagado con tarjeta.

Ahora vamos a ver como grabar los pagos recibido por transferencias dentro de la plantilla control de caja, abrimos el formulario:

Dentro de este escribimos la fecha, el número del documento, el importe del pago recibido.

En seguida, seleccionamos el cliente, el profesional a quien va asignado la facturación.

Puedes observar que al seleccionar el cliente, el numero DNI aparece automáticamente, escribimos la dirección del cliente y el concepto.

Pulsamos clic en nuevo, para grabar un nuevo ingreso pagado por medio de transferencia.

Ahora vamos a ver dentro de la plantilla control de caja: como grabar los egresos de caja, para eso pulsamos clic en Egresos de efectivo desde la hoja menu o bien desde la pestaña CCAJA:

Dentro de este escribimos la fecha, el numero del documento de egreso, el importe del pago realizado, el concepto y observaciones.

Pulsamos clic en guardar y aceptamos, en seguida pulsa clic en nuevo para grabar un nuevo egreso de caja.

Antes de explicarte como grabar los ingresos por remesas, vamos a ver como utilizar el formulario asignación de Remesas dentro de la Plantilla control de caja.

Abrimos este formulario desde la hoja menu o bien desde la pestaña CCAJA.

Para que sirve este formulario ?

Cuando el despacho de abogados llega a un acuerdo con sus clientes en cobrar los servicios brindados por cuotas, ya sea total o parcial.

Se utiliza este formulario para guardar el valor total que el cliente debe al negocio.

Si el servicio es de 9000 euros y el cliente pago 3500 y quedo a deber 5500 euros, dentro de este debemos de escribir los 5500.

A continuacion, escribimos la fecha, el número de documento de remesas, seleccionamos el nombre del cliente.

Escribimos el concepto y las observaciones.

Guardamos y aceptamos, pulsamos clic en nuevo para poder agregar una nueva asignación de importe a cobrar.

Este dato guardado, ya lo podrás ver reflejado en el Resumen dentro de la hoja clientes, el cliente “xxx” debe 5500 euros.

Muy bien, ahora que tenemos un cliente a quien esperamos nos pague por las cuotas acordadas.

Vamos a ver dentro de la plantilla control de caja, como utilizar el formulario ingresos de remesas.

Cuando este cliente paga la primera cuota, para registrarlo, vamos a utilizar el formulario de ingresos de Remesas.

Escribimos la fecha, el número de expediente o documento, el importe de la cuota, seleccionamos el nombre del cliente que abona la cuota.

Seguidamente seleccionamos el nombre del profesional a quien corresponde la facturación.

A continuación, escribimos el numero de cuenta del cliente y el nombre de la entidad bancaria por el cual nos envio la transferencia.

Escribimos el domicilio de la entidad y el concepto, en este caso vamos a escribir ABONO DE LA PRIMERA CUOTA.

Pulsamos clic en guardar y aceptamos, pulsamos clic en nuevo para guardar otra remesa.

Ahora nos vamos a a la hoja cliente y podrás ver que el abono ya aparece reflejado y automáticamente ya tienes el saldo actual del cliente por cobrar.

Antes de continuar con los reportes, quiero mostrarte, que todos los datos están guardados en la hoja Base.

Esta hoja BASE, te permitirá generar el reporte que tu desees.

Entonces,veamos:

Dentro de la Plantilla Control de caja, puedes observar que tenemos 5 tipos de Reportes  y el libro de caja es el primero.

Dentro de este puedes notar que ya tenemos filtrado lo que corresponde a los ingresos y egresos en efectivo de caja.

Pero que pasa si tu quieres los movimientos de caja, de forma trimestral o mensual ?

Al lado derecho de la tabla, tenemos la celda K2 y la K3.

La k2 es para seleccionar los movimientos trimestralmente: Trimestre 1, Trimestre 2, trimestre 3 y trimestre 4.

Para el trimestre cuatro no hay movimientos aun, por lo tanto se mostrara una fila con valores que indican que no existe datos para el trimestre 4.

Ahora, para ver de forma mensual, borramos el valor en la celda K2 y en seguida, seleccionamos enero, febrero, puedes notar que en este mes nos dice que no tiene movimientos de caja registrados solo tiene saldo inicial.

Seleccionamos marzo, igual no tiene movimiento, abril si tiene hasta llegar a Diciembre.

De esta forma podrás generar Reportes trimestrales y mensuales.

Si lo quieres de forma anual o global, tan solo borra los datos en la celda K2 y K3 y te mostrará todos los movimientos históricos correspondiente a caja.

En seguida, vamos a ver dentro de la plantilla control de caja, el Reporte de Ingresos - Pagos con tarjetas.

Desde aquí podrás ver todos los pagos recibidos por medio de tarjetas.

De igual forma podrás ver reportes trimestrales y mensuales, pero para eso necesitamos digitar mas datos.

Ahora veamos reporte de tranferencia, en esta hoja se mostrara todos los pagos recibido por medio transferencia, de igual forma, podrás filtrar trimestralmente o mensualmente.

Veamos el Reporte de Remesas o cuotas recibido de los clientes, en esta hoja, podrás ver todo el historial de los pagos de cuotas hechos por los clientes.

También podrás filtrarlos de forma Trimestral y mensual.

Veamos el último reporte, Reportes de profesionales o detalle de Facturación por profesionales.

Dentro de este en la parte derecha tenemos en la K1 la opción para elegir el profesional, al seleccionar podrás ver que se muestra la facturación correspondiente a cada profesional.

De igual forma, tu podrás filtrar estos detalles de forma trimestral o mensual.

No olvides que todo el resumen de facturacion de cada profesional por mes, lo podras ver en la hoja profecional.

Para terminar, un detalle importante a tomar en cuenta es la siguiente.

La columna G o la columna de Saldo, en cada hoja de Reportes, puedes notar que esta formulado.

Cuando este llega a mas de 500 filas de información, podrás notar que algunas celdas no tiene la fórmula.

Lo único que tendrás que hacer es rellenar la fórmula.

Este es conocido en inglés como "Cash Flow", es donde se registra la Entrada y Salida de dinero de un negocio en un periodo determinado (Mensual, Trimestral, Semestral, Anual).

Tambien se define como un informe financiero más dentro de una empresa que toma en cuenta:

• Los Ingresos por ventas.
• Las cuentas por cobrar.
• Egresos por compra de mercadería o bien por producción.
• Egresos por todos los gastos incurridos en el periodo (Ya sea Gastos Administrativos, Gastos de Venta, Gastos Operativo y Gastos Generales). Ver mas detalles.

Estas listo para descargar la plantilla ya listo para utilizar en tu negocio?

En el siguiente enlace podras ver los sigueintes temas:

• Como se clasifica el flujo de efectivo
• Como diseñar un flujo de efectivo en excel
• Y la descarga de la plantilla ya listo.

Puedes ver todos los detalles pulsando clic aqui.

Si tienes un negocio personal o eres contador que lleva varias contabilidades, te recomendamos el Sistema Integrado de Aplica Excel Contable, este contiene:

• Modulo Contable (Formularios de comprobantes o polizas, Diario, Mayor y mucho mas).
• Modulo de Facturacion e Inventario: Como su nombre lo indica, podras llevar el control de entradas y salida de tu negocio.

Si quieres ver mas detalles, a continuacion te dejo el enlace, ver presentacion:

Tambien, dejame recomendarte la plantilla Control de carteras v1.0 (Cuentas por cobrar).

Este incluye caracteristicas avanzadas como:

• Calculo de Fechas de vencimiento.
• Filtrado de clientes con fechas de pago vencidos.
• Generacion de estados de cuenta por cliente.
• Resumen de cuentas por cobrar de clientes en general.

A continuacion te dejo el enlace para que puedas ver la presentacion:

Que tal te parecio el articulo de hoy ? Te gusto ?

Si te gusto, te invito a compartirlo con tus amigos de facebook, pulsando clic en el boton compartir:

Tengo dos preguntas para ti:

¿Te gustarias aprender sobre pronóstico de flujo efectivo ? si la respuesta es un "SI", hazmelo saber en la seccion de comentarios:

¿Que tal si te compartirmos una plantilla de presupuesto ?

Si te respuesta es un si, dejamelo saber en la seccion de comentarios.

Cualquier duda o pregunta, tan solo escribenos en la seccion de comentarios, al correo rogerperezb@gmail.com o bien al chat de la pagina.

Saludos,

Roger Perez - Aplica Excel Contable