Crear Mejores hojas de Excel

Escrito por Roger PerezRecursos Excel

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7 Consejos para Crear Mejores Hojas de Excel

Te gustarĆ­a aprender a crear Mejores hojas de Excel?

Hola Soy Roger Perez y en este articulo voy a compartirte los pasos de Como crear Mejores Hojas de Excel.

Para comenzar todos tenemos al menos una historia de como el jefe, el compaƱero de trabajo, el compaƱero de clase arruino nuestra hoja de calculo cuidadosamente diseƱada.

Hay tres soluciones muy faciles para evitar este problema:

  • Escribir una macro para que controle las entradas al Libro, hojas y celdas (no es la soluciĆ³n, pero puede funcionar)
  • Ir al departamento de Marketing y solicitar que ya no necesitas enviar archivos excel, solo ppts.
  • O bien, lee este articulo y aprende 10 consejos de como proteger correctamente tus Hojas de Excel.

Por lo tanto, a continuacion te comparto la lista de consejos con sus detalles:

Restringir el Ɓrea de Trabajo - Crear Mejores Hojas de Excel

Normalmente no todas las hojas tienen 16,384 Columnas y 1,048,576 filas de Datos.

Entonces, es necesario mostrar todas las filas y columnas de la hoja?

Cuando puedes mostrar solo las filas y columnas que contienen el informe de ventas.

Crear Mejores Hojas de Excel

Para restringir el area de trabajo tan solo sigue los siguientes pasos:

  • Selecciona la primera columna que no quieres ver, en este caso la F, precionamos Ctrl + Mayusc + Tecla direccional hacia la derecha.
  • En seguida nos vamos a la PestaƱa Inicio y nos ubicamos en el comando Formato, seleccionamos Ocultar Columnas.
  • Ahora, selecciona la primera fila que no quieres ver,Ā precionamos Ctrl + Mayusc + Tecla direccional hacia abajo.
  • En seguida nos vamos a la PestaƱa Inicio y nos ubicamos en el comando Formato, seleccionamos Ocultar Filas.

Ahora, continuamos con el segundo consejo:

Bloquear las Celdas con Formulas y Proteger Hoja

Las Formulas de Excel son las partes mas vulnerables de una hoja de Excel.

Tu puedes editar una formula accidentalmente en la Hoja de Nomina y dar un Bono o gratificaciĆ³n del 3200% a alguienĀ  de tu empresa.

Crear Mejores Hojas de Excel

Por lo tanto, es mejor proteger las Celdas con FormulasĀ  y proteger la Hoja, para que nadie borre las formulas accidentalmente.

Para hacer estos pasos, siga los pasos que se muestra en la ilustracion.

Tan solo solo debes de ir a Formatos de Celdas, seccion proteccionĀ  y proteger las celdas con formulas.

Y para proteger hoja, tan solo te vas a la PestaƱa Inicio, Seccion Celdas y despliegas Formato para seleccionar Proteger hoja.

Usando estos mismos pasos, puedes proteger graficos y otros objetos de la Hoja de Calculo.

Inmoviliza Paneles para Mostrar el Encabezado

Crear Mejores Hojas de Excel

Inmovilizar Paneles es una caracteristicas muy util, ya que bloquea los elementos importantes en la parte Superior (Encabezados).

Incluso cuando te desplaces para abajo, siempre el encabezado se vera, puedes hacer esto tambien parar las columnas.

Consejo de Bonificacion: Utiliza Tablas Excel para no tener que aplicar estos pasos.

Ahora veamos el Consejo numero 4.

Ocultar Hojas de CĆ”lculos innecesarios

Es muy comĆŗn que los Libros de Excel tengan mas de 10 Hojas de trabajo, algunos con datos, otros con CĆ”lculos.

TambiƩn con Datos intermedio y solo uno o dos con resultados reales (Como un Tablero de Instrumento o Informes).

Crear Mejores Hojas de Excel

Las Hojas de Datos y Calculos deben de ser ocultadas, Solo debemos de dejar las Hojas para el Usuario Final.

Ahora continuamos con el Consejo 5.

Ocultar Filas y Columnas con Formulas

Si por X o y razon no puedes ocultar hojas de trabajo, a un puedes intentar ocultar Filas y columnas.

Este es la manera de evitar que alguien pueda jugar o modificar las celdas con Formulas complejas.

Veamos el Consejo numero 6:

Incluir Mensajes de Ayuda - Comentarios

Crear Mejorres Hojas de Excel - comentarios

Para dar informaciĆ³n y directrices correctas al usuario final, sugiero utilizar Comentarios de Celdas y mensajes de ayuda.

Por ejemplo: Puedes dejar un mensaje o un comentario en celda con el mensaje Ā» Ingrese su edad en esta CeldaĀ».

Implementar comentarios y mensajes de ayuda, es totalmente facil.

Para eso, tan solo seleccionas la celda en la que quieres agregar el comentario, clic derecho Insertar Comentarios.

Para agregar un mensaje, Seleccionas la celda, te ubicas en la PestaƱa Datos, Validacion de Datos, Mensaje de Entrada.

Ahora continuamos con el consejo 7.

Nombre y color de Hoja Apropiado - Crear Mejores Hojas de Excel

Nombre y Color de Hojas

Te recomendamos utilizar Nombres y colores apropiados para las PestaƱas de Hoja.Ā 

Esto facilitara la navegaciĆ³n y su fĆ”cil identificaciĆ³n para el usuario Final.

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Para Finalizar, te invito a ver: "7 Tips Formatos Excel para que seas impresionante".

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Roger Perez - Aplica Excel Contable

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