Te gustaría aprender a crear Mejores hojas de Excel?

Hola Soy Roger Perez y en este articulo voy a compartirte los pasos de Como crear Mejores Hojas de Excel.

Para comenzar todos tenemos al menos una historia de como el jefe, el compañero de trabajo, el compañero de clase arruino nuestra hoja de calculo cuidadosamente diseñada.

Hay tres soluciones muy fáciles para evitar este problema:

• Escribir una macro para que controle las entradas al Libro, hojas y celdas (no es la solución, pero puede funcionar)
• Ir al departamento de Marketing y solicitar que ya no necesitas enviar archivos excel, solo ppts.
• O bien, lee este articulo y aprende 10 consejos de como proteger correctamente tus Hojas de Excel.

Por lo tanto, a continuación te compartiré la lista de consejos con sus detalles:

Normalmente no todas las hojas tienen 16,384 Columnas y 1,048,576 filas de Datos.

Entonces, es necesario mostrar todas las filas y columnas de la hoja?

Cuando puedes mostrar solo las filas y columnas que contienen el informe de ventas.

Para restringir el area de trabajo tan solo sigue los siguientes pasos:

• Selecciona la primera columna que no quieres ver, en este caso la F, precionamos Ctrl + Mayusc + Tecla direccional hacia la derecha.
• En seguida nos vamos a la Pestaña Inicio y nos ubicamos en el comando Formato, seleccionamos Ocultar Columnas.
• Ahora, selecciona la primera fila que no quieres ver, precionamos Ctrl + Mayusc + Tecla direccional hacia abajo.
• En seguida nos vamos a la Pestaña Inicio y nos ubicamos en el comando Formato, seleccionamos Ocultar Filas.

Ahora, continuamos con el segundo consejo:

Las Formulas de Excel son las partes mas vulnerables de una hoja de Excel.

Tu puedes editar una formula accidentalmente en la Hoja de Nomina y dar un Bono o gratificación del 3200% a alguien  de tu empresa.

Por lo tanto, es mejor proteger las Celdas con Formulas  y proteger la Hoja, para que nadie borre las formulas accidentalmente.

Para proteger las celdas con formula, siga los pasos que se muestra en la ilustracion.

Tan solo debes de ir a Formatos de Celdas, seccion proteccion  y proteger las celdas con formulas.

Y para proteger hoja, tan solo te vas a la Pestaña Inicio, Seccion Celdas y despliegas Formato para seleccionar Proteger hoja.

Usando estos mismos pasos, puedes proteger graficos y otros objetos de la Hoja de Calculo.

Inmovilizar Paneles es una caracteristicas muy util, ya que bloquea los elementos importantes en la parte Superior (Encabezados).

Incluso cuando te desplaces para abajo, siempre el encabezado se vera, puedes hacer esto tambien parar las columnas.

Consejo de Bonificacion: Utiliza Tablas Excel para no tener que aplicar estos pasos.

Ahora veamos el Consejo numero 4.

Es muy común que los Libros de Excel tengan mas de 10 Hojas de trabajo, algunos con datos, otros con Cálculos.

También con Datos intermedio y solo uno o dos con resultados reales (Como un Tablero de Instrumento o Informes).

Las Hojas de Datos y Cálculos deben de ser ocultadas, Solo debemos de dejar las Hojas para el Usuario Final.

Ahora continuamos con el Consejo 5.

Si por X o y razon no puedes ocultar hojas de trabajo, a un puedes intentar ocultar Filas y columnas.

Este es la manera de evitar que alguien pueda jugar o modificar las celdas con Formulas complejas.

Veamos el Consejo numero 6:

Para dar información y directrices correctas al usuario final, sugiero utilizar Comentarios de Celdas y mensajes de ayuda.

Por ejemplo: Puedes dejar un mensaje o un comentario en celda con el mensaje » Ingrese su edad en esta Celda».

Implementar comentarios y mensajes de ayuda, es totalmente facil.

Para eso, tan solo seleccionas la celda en la que quieres agregar el comentario, clic derecho Insertar Comentarios.

Para agregar un mensaje, Seleccionas la celda, te ubicas en la Pestaña Datos, Validación de Datos, Mensaje de Entrada.

Ahora continuamos con el consejo 7.

Te recomendamos utilizar Nombres y colores apropiados para las Pestañas de Hoja. 

Esto facilitara la navegación y su fácil identificación para el usuario Final.

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Para Finalizar, te invito a ver: "7 Tips Formatos Excel para que seas impresionante".