En este turorial, voy a mostrarte Como Aplicar Formato Condicional y segmentacion de Datos para Crear Reportes con Diferentes estilos.
Estas preparado?
Para comenzar te invito a que descargues el archivo de ejemplo, disponible solo para Excel 2013 o 2019:
Comencemos:
Primer Paso: Identificar el Área del Reporte - segmentacion de datos
En este caso el área de Reporte es de la B8:E28.
Nota: La Zona superior incluye la fila del encabezado, fila 8, pero en realidad se puede aplicar diferentes Formato Condicional al encabezado de forma independiente, si es necesario.
Segundo Paso: Hacer una lista de Nombres de Estilos
En este paso he utilizado 4 Nombres: Vibrante, Gerente, Azul, Blanco y Negro.
En la E2 escribimos Estilos y la F2 escribimos ID, debajo de Estilos escribimos los Nombres y en ID le asignamos un número de identificación en este caso, 1,2,3 y 4.
Seguidamente agregamos esta información en una tabla y lo nombramos ESTILO, para eso seleccionamos de la E2:F6, nos ubicamos en la pestaña Insertar y pulsamos clic en el comando tabla.
Nos ubicamos en la Pestaña Diseño y Nombramos la Tabla.
Tercer paso: Enlazar los estilos a una Celda
Nos ubicamos en la Celda H2 y escribimos la siguiente Formula: =SUBTOTALES(4;ESTILO[ID]).
Esta Formula Extraera el máximo valor de la tabla cuando las filas no seleccionadas este oculto.
Muy bien, ahora vamos a nombrar la celda H2 con el nombre ENLACEESTILO.
Veamos el penúltimo paso:
Cuarto paso: Añadir Segmentación de Datos
Selecciona cualquier celda de la tabla de Estilo y nos ubicamos en la Pestaña Insertar, pulsamos clic sobre el comando segmentación de Datos.
Se presenta una venta emergente de Dialogo, dentro de este activa con un check Estilos y pulsa clic en aceptar.
Ahora puedes agregarle formatos como cambiar el tamaño y cambiar el nombre si es necesario.
Para cambiar el nombre, pulsamos clic derecho, configuración de la segmentación de datos, dentro de esta ventana cambiamos el Nombre a Estilos de Reporte y este mismo nombre lo aplicamos para títulos.
Quinto paso: Aplicando Formato Condicional al Informe
Para comenzar vamos a seleccionar el área del informe y le vamos a aplicar cuatro formatos Condicional, que serán estilos acordado para el Reporte.
En este caso seleccionamos de la B8:E28. Nos ubicamos en Formato Condicional, Nueva Regla y seleccionamos “Utilice una Formula que Determine las Celdas para aplicar Formato”.
Muy bien, vamos a proceder a crear la Formula y formato para cada Estilo de Informe.
Estilo de Reporte para el Gerente
Este es el estilo predeterminado cuando ENLACEESTILO =1
Partiendo desde este punto, nos es necesario aplicarle formato condicional.
Estilo de Reporte Azul
Este es el estilo de Reporte cuando ENLACEESTILO = 2
Para eso nos vamos a Formato Condicional, nueva regla, utilice una formula y escribimos la siguiente Formula: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=2).
Pulsamos clic en formato y en fuente seleccionamos Azul, pulsamos clic en aceptar y listo.
Hemos agregado el primer formato condicional y el primer estilo.
Estilo de Reporte Blanco y Negro
Este es el estilo de Reporte cuando ENLACEETILO=3
Para eso repetimos los pasos anteriores y escribimos la siguiente formula: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=3).
Pulsamos clic en Formato y en fuente seleccionamos Blanco, en rellenos seleccionamos Negro, pulsamos clic en Aceptar y listo.
Hemos agregado el segundo Formato condiciona y el estilo 2.
Estilo de Reporte Vibrante
Este es el estilo de Reporte Cuando ENLACEESTILO=4
En este caso se va a combinar dos colores, tanto para celdas impares y las celdas pares.
Partiendo desde este punto, vamos a crear dos formatos condicionales.
Comencemos con el primero, repetimos los pasos para ir a formato condicional y en formulas escribimos lo siguiente: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=4;ES.IMPAR(FILA())).
Pulsamos clic en formatos y en relleno escogemos el color celeste y para el color de fuente Blanco, pulsamos clic en aceptar y listo.
Ahora vamos a crear el segundo formato condicional para este estilo, repetimos los pasos para ir a formato condicional y en formulas escribimos lo siguiente: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=4;ES.PAR(FILA())).
Pulsamos clic en formatos y en relleno escogemos el color amarrillo y para el color de fuente rojo, pulsamos clic en aceptar y listo.
Ahora puedes probar que tal funciona, tan solo pulsa clic en el botón Azul, y veras como cambia el estilo.
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Saludos,
Roger Perez – Aplica Excel Contable