Estilos de Informes Con Formato condicional y Segmentacion de Datos

En este turorial, voy a mostrarte Como Aplicar Formato Condicional y segmentacion de Datos para Crear Reportes con Diferentes estilos.

Estas preparado?

Para comenzar te invito a que descargues el archivo de ejemplo, disponible solo para Excel 2013 o 2019:

Comencemos:

Primer Paso: Identificar el Área del Reporte - segmentacion de datos

En este caso el área de Reporte es de la B8:E28.

Nota: La Zona superior incluye la fila del encabezado, fila 8, pero en realidad se puede aplicar diferentes Formato Condicional al encabezado de forma independiente, si es necesario.

Segundo Paso: Hacer una lista de Nombres de Estilos

En este paso he utilizado 4 Nombres: Vibrante, Gerente, Azul, Blanco y Negro.

En la E2 escribimos Estilos y la F2 escribimos ID, debajo de Estilos escribimos los Nombres y en ID le asignamos un número de identificación en este caso, 1,2,3 y 4.

Seguidamente agregamos esta información en una tabla y lo nombramos ESTILO, para eso seleccionamos de la E2:F6, nos ubicamos en la pestaña Insertar y pulsamos clic en el comando tabla.

Nos ubicamos en la Pestaña Diseño y Nombramos la Tabla.

Tercer paso: Enlazar los estilos a una Celda

Nos ubicamos en la Celda H2 y escribimos la siguiente Formula: =SUBTOTALES(4;ESTILO[ID]).

Esta Formula Extraera el máximo valor de la tabla cuando las filas no seleccionadas este oculto.

Muy bien, ahora vamos a nombrar la celda H2 con el nombre ENLACEESTILO.

Veamos el penúltimo paso:

Cuarto paso: Añadir Segmentación de Datos

Selecciona cualquier celda de la tabla de Estilo y nos ubicamos en la Pestaña Insertar, pulsamos clic sobre el comando segmentación de Datos.

Se presenta una venta emergente de Dialogo, dentro de este activa con un check Estilos y pulsa clic en aceptar.

Ahora puedes agregarle formatos como cambiar el tamaño y cambiar el nombre si es necesario.

Para cambiar el nombre, pulsamos clic derecho, configuración de la segmentación de datos, dentro de esta ventana cambiamos el Nombre a Estilos de Reporte y este mismo nombre lo aplicamos para títulos.

Quinto paso: Aplicando Formato Condicional al Informe

Para comenzar vamos a seleccionar el área del informe y le vamos a aplicar cuatro formatos Condicional, que serán estilos acordado para el Reporte.

En este caso seleccionamos de la B8:E28. Nos ubicamos en Formato Condicional, Nueva Regla y seleccionamos “Utilice una Formula que Determine las Celdas para aplicar Formato”.

Muy bien, vamos a proceder a crear la Formula y formato para cada Estilo de Informe.

Estilo de Reporte para el Gerente

Este es el estilo predeterminado cuando ENLACEESTILO =1

Partiendo desde este punto, nos es necesario aplicarle formato condicional.

Estilo de Reporte Azul

Este es el estilo de Reporte cuando ENLACEESTILO = 2

Para eso nos vamos a Formato Condicional, nueva regla, utilice una formula y escribimos la siguiente Formula: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=2). 

Pulsamos clic en formato y en fuente seleccionamos Azul, pulsamos clic en aceptar y listo.

Hemos agregado el primer formato condicional y el primer estilo.

Estilo de Reporte Blanco y Negro

Este es el estilo de Reporte cuando ENLACEETILO=3

Para eso repetimos los pasos anteriores y escribimos la siguiente formula: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=3).

Pulsamos clic en Formato y en fuente seleccionamos Blanco, en rellenos seleccionamos Negro, pulsamos clic en Aceptar y listo.

Hemos agregado el segundo Formato condiciona y el estilo 2.

Estilo de Reporte Vibrante

Este es el estilo de Reporte Cuando ENLACEESTILO=4

En este caso se va a combinar dos colores, tanto para celdas impares y las celdas pares.

Partiendo desde este punto, vamos a crear dos formatos condicionales.

Comencemos con el primero, repetimos los pasos para ir a formato condicional y en formulas escribimos lo siguiente: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=4;ES.IMPAR(FILA())). 

Pulsamos clic en formatos y en relleno escogemos el color celeste y para el color de fuente Blanco, pulsamos clic en aceptar y listo.

Ahora vamos a crear el segundo formato condicional para este estilo, repetimos los pasos para ir a formato condicional y en formulas escribimos lo siguiente: =Y(B8<>"";ENLACEESTILO=4;ES.PAR(FILA())).

Pulsamos clic en formatos y en relleno escogemos el color amarrillo y para el color de fuente rojo, pulsamos clic en aceptar y listo.

Ahora puedes probar que tal funciona, tan solo pulsa clic en el botón Azul, y veras como cambia el estilo.

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Saludos,
Roger Perez – Aplica Excel Contable